Rédigé par Jennifer Blanchette
Moyen de communication privilégié par les entreprises, les courriels ne cessent de gagner de l’importance en milieu de travail. Une récente étude menée par la société Adobe a d’ailleurs démontré qu’un employé consacrait 5 heures en moyenne à consulter sa boîte de réception. Si nous y accordons autant de temps, c’est parce qu’elle recèle d’informations essentielles et cruciales au bon fonctionnement de nos activités professionnelles.
Pourtant, rares sont les organisations qui songent à effectuer une copie de sauvegarde des courriels et de leur précieux contenu. Et si, demain matin, vous n’aviez plus accès à aucun de vos courriels, qu’adviendrait-il de votre entreprise ?
Lorsque l’équipe de Mon Technicien pose cette question à ses clients, la réponse tarde parfois à venir. Généralement, le dirigeant concerné prend quelques instants pour réfléchir puis ses yeux finissent par s’écarquiller. C’est un signe qui ne ment jamais. Il réalise alors les conséquences désastreuses que la perte de ces données pourrait entraîner pour son entreprise.
Adieu les contrats signés, les preuves de paiement, les devis ou soumissions échangés et ainsi de suite. De plus en plus de professionnels reposent presque exclusivement sur les échanges électroniques pour assurer le suivi de certains dossiers ou l’avancée des modifications d’un projet. Sans une solution de sauvegarde efficace, le dur labeur consacré à réaliser un mandat pour un client risque d’être perdu à tout jamais si les courriels venaient à disparaître.
Dans certains cas, ces informations manquantes génèrent des pertes de revenus considérables, une entache à la crédibilité ou un arrêt momentané des opérations. Pire encore, elles peuvent même mener à la fermeture de certaines entreprises.
L’erreur est humaine
Plusieurs sources de danger guettent les boîtes de réception professionnelles. D’abord, la suppression des courriels se révèle parfois un malheureux geste involontaire commis par un employé distrait ou moins habile avec l’équipement informatique.
À l’inverse, un employé malveillant peut délibérément supprimer certaines communications électroniques dans le but de nuire à l’entreprise. Ce type de sabotage est parfois observé lors d’un congédiement. Une fois que vos données ont été supprimées de façon définitive de votre interface de messagerie électronique, vous disposez d’un temps limité pour les restaurer. Par la suite, ces documents ou messages deviendront irrécupérables.
Finalement, l’hameçonnage demeure la menace la plus susceptible de malmener notre boîte de réception. En effet, depuis le début de la pandémie, près du tiers des Canadiens en ont été victimes. Cela se produit lorsque des fraudeurs tentent d’obtenir des renseignements personnels afin d’usurper l’identité de leur proie.
Dès que vous constatez que des pirates informatiques ont pris le contrôle de votre boîte de réception, modifiez immédiatement votre mot de passe et activez l’authentification à deux facteurs. Si les truands parviennent à crypter votre boîte de réception dans le but d’obtenir une rançon, par exemple, vous pourrez en récupérer le contenu grâce à une copie de sauvegarde, à condition d’en effectuer une.
Un historique qui vaut de l’or
Si les boîtes de réception jouent un rôle primordial dans la conservation et l’historisation des informations, pourquoi l’utilisation de copies de sauvegarde des courriels demeure-t-elle marginale ?
D’abord, car les entrepreneurs tendent parfois à sous-estimer la valeur de l’historique des communications contenues dans la boîte de réception. Puisqu’ils n’ont jamais effectué un exercice d’analyse des données comprises dans les courriels, les dirigeants et les employés ne saisissent pas l’étendue des informations qui pourraient disparaître en même temps que les communications électroniques, souligne Yann Claudio, vice-président chez Mon Technicien.
Pourtant, poursuit-il, « on observe de plus en plus un classement méthodique des courriels dans les boîtes de réception des employés. Celles-ci se transforment en véritables répertoires et ces informations deviennent aussi importantes que les données primaires de l’entreprise. »
Si les propriétaires d’entreprises tardent à réaliser la mine d’or de renseignements qui sommeillent dans leur boîte de réception, les pirates informatiques, eux, ne se font pas prier.
« Avant la pandémie, nous observions très peu d’attaques qui visaient directement les courriels. Les hackers utilisaient l’hameçonnage pour infiltrer le poste de travail, mais l’attaque avait pour but de crypter les serveurs et non les courriels. Maintenant, les pirates s’en prennent autant aux serveurs qu’à la boîte de réception, ce qui nous amène à réfléchir sur la valeur véritable des courriels », partage Yann Claudio.
La sauvegarde des courriels peine également à devenir une priorité chez les dirigeants d’entreprises, car ces derniers attribuent des fonctionnalités de sauvegarde exagérées aux fournisseurs de messagerie électronique.
« Les gens croient à tort que parce que les courriels sont enregistrés dans un cloud, ils sont sécurisés. Et non. Si notre boîte de réception subit une attaque de cryptage de la part de pirates informatiques, les courriels seront cryptés partout, y compris dans le nuage », souligne M. Claudio.
En effet, une très grande majorité d’entreprises utilisent des Logiciels en tant que Services (mieux connus sous le nom de SaaS en anglais) en guise de messagerie électronique. Parmi les plus populaires, on retrouve Microsoft Office 365 ou la G Suite de Google.
En termes simples, un SaaS est une solution logicielle infonuagique dont les applications sont accessibles sur le Net, peu importe votre position géographique.
À ce jour, près d’un utilisateur sur trois a expérimenté une perte de données contenues dans un nuage. Si les SaaS assurent la redondance des données enregistrées sur leurs serveurs, ils ne sont pas responsables d’en protéger l’intégrité.
Autrement dit, même si le contenant (votre messagerie) demeure accessible en tout temps, ça ne veut pas dire que le contenu (vos données) ne risque pas d’être corrompu par une erreur humaine ou un logiciel malveillant.
Une sauvegarde de cloud à cloud
Alors, comment fait-on pour protéger l’information contenue dans un SaaS ? On opte pour une sauvegarde des données de cloud à cloud.
Pour y parvenir, il faut effectuer une copie de sauvegarde de l’information enregistrée dans notre SaaS, c’est-à-dire nos courriels, nos contacts, nos calendriers, nos listes de tâches, etc., dans un cloud hautement sécurisé et indépendant de celui de Google, Microsoft ou autre SaaS.
Ce service de protection des données SaaS offert par l’équipe de Mon Technicien est simple et redoutablement efficace. Grâce à celui-ci, vos données bénéficient d’une sauvegarde automatique cryptée trois fois par jour. Cette procédure sécuritaire vous permet de récupérer rapidement l’ensemble de votre data si une attaque, une perte ou une suppression intentionnelle de vos courriels devaient survenir.
Avec le télétravail qui s’impose comme un incontournable pour les années à venir, l’importance des courriels en milieu professionnel continuera à s’accroître. Puisqu’il vaut mieux prévenir que guérir, n’hésitez pas à vous questionner : si je perds toutes mes communications électroniques demain, qu’advient-il de mon entreprise? Si la réponse vous laisse pantois, c’est qu’il est grand temps de commencer à protéger ces précieuses boîtes de réception.