Rédigé par Jennifer Blanchette
Comme la pandémie, le télétravail a déboulé dans nos quotidiens de manière précipitée, sans crier gare. Un an plus tard, l’état d’urgence lié à l’implantation du boulot à distance s’est résorbé, exposant au passage les dérives de cet empressement forcé dans l’univers entrepreneurial. Puisque la culture du télétravail est là pour de bon, il est grand temps de réévaluer si cette pratique présente des angles morts au sein de votre entreprise. Voici nos 5 conseils pour devenir un meilleur téléemployeur à long terme.
1. Urgence appartenance
Le télétravail prolongé a contribué à déshumaniser les milieux de travail. Les chiffres témoignent d’ailleurs d’eux-mêmes à ce sujet; plus d’un télétravailleur sur trois souffre d’isolement.. Encore plus inquiétant, un nombre élevé de travailleurs à distance affirment ressentir des symptômes d’épuisement professionnel. Sans contredit, l’effritement du sentiment d’appartenance des employés envers leur organisation est l’un des pires contrecoups du télétravail.
Afin de s’épanouir, un salarié a besoin de ressentir qu’il contribue à la mission commune et qu’il est pleinement connecté à la culture d’entreprise. Ses collègues représentent « sa tribu professionnelle » et sans interactions sociales avec eux, il aura tôt fait de se sentir seul et démotivé. Les performances et la productivité de cet employé risquent alors d’emprunter une tangente vers le bas. À éviter pour ne pas voir son équipe se désagréger.
Il incombe donc aux dirigeants de réinstaurer – et vite ! – un esprit de collaboration et d’affiliation malgré la distance. Pour y parvenir, un gestionnaire peut :
- Communiquer les objectifs à atteindre en équipe et individuellement sur une base régulière
- Proposer aux membres de l’équipe des rencontres ponctuelles en tête-à-tête
- Prévoir une rencontre virtuelle de groupe hebdomadaire
- Souligner les bons coups des coéquipiers chaque semaine
- Faciliter l’accès à des services médicaux et d’aide psychologique à distance
- Inciter l’équipe à prendre sa pause-café ensemble chaque jour
- Organiser des événements informels tels que des cours en ligne, l’apéro virtuel ou encore une soirée de jeux
Depuis un an, ce ne sont pas les initiatives qui manquent au sein de la gang de Mon Technicien pour garder nos liens tissés serrés. Voici quelques-unes des activités auxquelles nous avons participé:
- Nous avons organisé une soirée spectacle virtuelle avec un humoriste.
- Histoire de nous dégourdir un peu, nous nous sommes initiés en groupe au paraski (snowkite) dans un grand champ enneigé. Adrénaline, plaisir et distanciation sociale étaient au rendez-vous !
- Grand incontournable du travail à distance, nous avons trinqué lors de 5 à 7 virtuels. Vin et boîte à lunch étaient fournis pour l’occasion.
2. Congestion dans la boîte de réception
Soyons francs. Depuis l’avènement du télétravail, il y a plus de trafic dans nos boîtes de courriels que sur l’autoroute à l’heure de pointe. Puisque toutes les communications sont désormais électroniques, les mails s’accumulent à une vitesse folle et on perd rapidement le fil.
La rédaction de cet article a d’ailleurs été retardée de trois semaines pour cette raison. La version préliminaire du texte s’est glissée en même temps que 10 autres courriels prioritaires dans notre boîte de réception déjà submergée. Oups ! Il nous a glissé entre les doigts celui-là. Heureusement, notre équipe garde un suivi serré des projets en cours et n’a pas hésité à nous remettre sur le droit chemin.
Pour éviter la surcharge de courriels, les applications comme Microsoft Teams sont une alternative très intéressante. On y favorise la messagerie instantanée et on crée des canaux de discussions s’adressant uniquement au personnel concerné. Cela évite d’être en copie d’une tonne de courriels plus ou moins pertinents à nos fonctions au final. Vous verrez, quinze minutes de discussion en visioconférence seront beaucoup plus bénéfiques et productives que 30 mails sur un même sujet.
3. Politique de télétravail revue et corrigée
Beaucoup d’entreprises ont rédigé, pour la première fois, une politique de télétravail au printemps dernier. Depuis, ce document demeure statique, enfoui dans un dossier numérique sur le serveur de l’entreprise. Or, en un an, les besoins entrepreneuriaux et les relations de travail ont grandement évolué. La politique de télétravail devrait en faire autant !
Cette charte régit la façon dont les employés utilisent le matériel et les outils technologiques fournis par l’entreprise. Plus elle sera détaillée, moins vous risquez de rencontrer de situations litigieuses résultant d’un manque de compréhension de part et d’autre. Pas certain de ce que votre politique de télétravail revue et corrigée devrait contenir ? Jetez un œil à notre Guide du télétravail pour entreprises.
4. Dangers technos
Il n’y a pas que les employés qui tirent profit des opportunités amenées par le télétravail… les cyberpirates aussi ! En effet, l’implantation précipitée du travail à distance a poussé certaines entreprises à négliger la sécurité informatique de leurs installations virtuelles. Il est désormais primordial d’identifier et de corriger les failles numériques qui guettent votre entreprise.
Pour maximiser la sécurité de votre environnement technologique, voici quatre actions à mettre en branle dès maintenant :
- Privilégier un environnement de connexion de type bureau distant sur le poste de l’employé au bureau ou encore l’utilisation de technologies telles que Microsoft Remote Desktop Server ou Citrix
- Activer l’authentification à deux facteurs lors de la connexion aux services infonuagiques et/ou au VPN
- Fermer tous les ports réseau à l’exception de celui utilisé par le VPN
- Opter pour un antivirus permettant une gestion centralisée ainsi qu’une vue d’ensemble sur les mises à jour et les alertes
5. Renforts à la rescousse
Le télétravail étant désormais une réalité quotidienne, les défis technologiques se sont multipliés pour les employeurs. L’un des principaux enjeux est de savoir comment résoudre rapidement et à distance les pépins techniques ou informatiques rencontrés par les salariés. Pour éviter que la productivité de l’employé frôle le zéro, l’entreprise doit pouvoir compter sur un administrateur des TI efficace ou sur l’aide d’une firme spécialisée en la matière.
Pour accélérer la résolution des conflits numériques, on doit s’assurer que chaque employé sache comment rejoindre le service des TI rapidement en cas de pépin. Ceci étant dit, il faut également informer les salariés sur la procédure à respecter lors d’une prise de contact avec le département des TI. Par exemple, avant de contacter un technicien, les employés doivent-ils communiquer avec un supérieur de l’entreprise pour faire approuver leur démarche, et par le fait même, la dépense que cela engendrera ? Sinon, l’entreprise bénéficie-t-elle d’un fournisseur de services gérés (MSP) incluant des interventions illimitées ? Voilà des questions auxquelles les gestionnaires doivent réfléchir en amont pour éviter de prolonger la panne informatique.
Un autre bon moyen d’éviter de paralyser ses activités professionnelles est d’avoir sous la main, en tant qu’entreprise, des ordinateurs portables supplémentaires prêts à être expédiés. Ainsi, dès qu’une problématique majeure survient, il suffit de faire parvenir le nouvel ordinateur à l’employé par un service de courrier. Selon la distance à parcourir, le salarié devrait recevoir le colis entre 4 à 24 heures au plus tard.